Блог :: Дышим через ClickUp

Чтобы всё прошло гладко. Кто такие ClickUp-кураторы и где их искать

Куратор ClickUp – это ваш сотрудник, который отвечает за работу ClickUp (в широком смысле этого слова).

Он отвечает за:

  1. Дизайн системы
  2. За то, что и как делают остальные сотрудники внутри системы
  3. Консультирование команды по всем вопросам работы в ClickUp

Обычно кураторы ClickUp уже имеют какой-то опыт управления проектами, общее представление о процессах агентства, а также понимание о сроках.

Независимо от используемой платформы, у вас должен быть внутренний ответственный — Clickup-куратор, Битрикс24-куратор, Trello-куратор и т.д.

Итак, если вдруг что-то из этого у вас отзывается:

  • Вы работаете в агентстве и претендуете/получили/... роль куратора вашей внутренней платформы для коммуникаций и управления проектами.
  • Хотите схантить или найти/вырастить среди сотрудников куратора для вашего ClickUp/Битрикс24/Trello/другой системы.

– читайте этот пост до конца, чтобы разобраться откуда взять такого крутого специалиста для вашей новой коммуникационной платформы.

Качества успешного Clickup-куратора

Понимание и сопереживание

Самые успешные ClickUp-кураторы глубоко понимают клиентов и чувствуют членов команды. При этом они являются организованными и в целом структурированными личностями:

  1. Разбираются в roadmap'ах клиентских проектов и сроках
  2. Понимают как сам клиент видит свои реперные точки на проекте
  3. Чувствуют эмоции внутренней команды, работающей над проектом – дизайнеров, копирайтеров, разработчиков.
  4. Хорошо понимают ожидания обеих сторон и способы совместной работы (а также шероховатости, которое могут исходить от неправильных ожиданий)

Они связующее звено между заказчиком и командой исполнителя. И будучи этим звеном, а также оптимизируя этот процесс в ClickUp, они гарантируют надежную работу единственного полноценный источник информации в агентстве.

Разнообразие опыта

Управление проектом

Хотя это и не требуется, и куратору нет необходимости проходить сертификацию, он должен хорошо разбираться в оценках и дедлайнах.

ClickUp-куратора нужен, чтобы кто-то следил за всеми нюансами коммуникаций. Поэтому этот человек по определению должен быть внимателен к деталям.

Им понадобиться чутьё на:

  • Выявление причин и докапывание до правды, в случае, если что выглядит подозрительно (отсутствие обычное, присутствие необычного )
  • Чёткое понимание, является ли обнаруженная проблема ошибкой системы или сотрудника

Забота о клиента (CSM) или Аккаунт менеджмент

Куратор должен ясно представлять, что чувствуют клиенты:

  • Какие боли они испытывают?
  • Что их мотивирует?
  • Что они хотят по итогу получить?

Эта информация поможет ClickUp-куратору управлять графиками, расставлять приоритеты и более гибко разруливать конфликты.

Куратор должен сопереживать и не может быть просто надсмотрщиком. Чтобы хорошо работать с внутренней командой и клиентами, у него должны быть навыки общения с людьми.

Критерии поиска ClickUp-куратора

1. Не владелец и не руководитель

Этот критерий обязателен.

Мы слишком много раз были свидетелями неудавшихся внедрений. Владелец или директор, как правило, начинают с большим с энтузиазмом, но как только дело доходит до рутинных стычек на передовой, всё летит в тартарары.

Это роль с большим количеством монотонных и повторяющихся задач. Надо проверять, тестировать и вносить какие-то мелкие корректировки в систему практически каждый день, – такая работа подходит не всем.
ClickUp-куратор нуждается в поддержке со стороны руководства, но он не должен быть кем-то из них.

2. Готовность принимать непростые решения

ClickUp-куратор должен иметь полномочия для высказываний претензий, когда сотрудники нарушают утвержденные правила коммуникаций.
Пример: если есть правило, согласно которому каждый раз, когда срок выполнения переносится, необходимо оставлять комментарий, – надо добиться его исполнения. Если кто-то из команды его не выполняет, куратор связываться с этим человеком.
Другими словами, ClickUp-куратор должен легко переносить «тяготы и лишения службы», потому что такого рода здоровых конфликтов у него будет предостаточно.

3. Не боится руководства

ClickUp-куратор должен спокойно и без лишних эмоций настаивать на несоблюдении правил и руководителями компании.
По-другому команда просто не поведется на все эти новые внедрения, если менеджмент не будет сам следовать правилам.

4. Имеет общее понимание о процессах в компании

У них должно быть общее представление о том, как происходит работа в командах над проектами компании.
  1. Как идёт работа на начальных стадиях проектов?
  2. Что мы делаем в процессе реализации каждого их типовых проектов?
  3. Как в компании функционируют процессы по удержанию клиентов?

Им нужно также понимать внутренние механизмы за протекающими процессами.

  1. Какие задействованы отделы, команды и роли?
  2. Как назначаются задачи?
  3. Как идёт управление нагрузкой?
  4. По какой схеме назначаются ответственные?

Ответы на эти вопросы и понимание процессов в целом даст им цельную картинку и сделает их полноценным связующим звеном.

5. Есть достаточно свободного времени

Иногда роль ClickUp-куратора может занимать и полный рабочий день, но в большинстве случаев будет хватать 20-30% времени аккаунта или проектного менеджера. Важно, что этим человеком не должен стать уже перегруженный сотрудник, – для ежедневных, еженедельных и ежемесячных сводок требуется время.

6. Аналитический склад ума

У ClickUp-куратора должен быть аналитический склад ума. Комфортно ли он себя чувствует с электронными таблицами и множеством данных?
При том, что не нужно быть мастерами Excel, – достаточно иметь навык смотреть на данные и уметь делать выводы.
Пример: «Просмотрев анализ временных графиков, я заметил, что за последние несколько месяцев мы тратим слишком много времени на SEO. Нам нужно либо заряжать клиенту больший ценник, либо пересмотреть процессы».

7. Проактивный и технически подкованный

Им не нужен многолетний опыт, – важно, чтобы они быстро обучались, когда дело доходит до ИТ-систем.
  • Любопытны ли они?
  • Хотят ли учиться и разбираться в новом?
  • Были ли замечены за проведением экспериментов?

Это огромный бонус, когда у вас есть ClickUp-куратор, который постоянно вносит рацпредложения и оптимизирует уже и так неплохо работающие инструменты и процессы.

  • Есть ли у них отдельный ClickUp-аккаунт для отладки и тестирования различных функций?
  • Экспериментируют ли они с платформами автоматизации?
  • Изучают ли они лучшие практики и рекомендации?

Они уважают существующий процесс, но при этом бросают ему вызов, пытаясь доказать что и его можно улучшить.

Чем занимается ClickUp-куратор?

После того как система будет внедрена и запущена, ClickUp-куратор сосредоточится на четырех периодических задачах — ежедневных, еженедельных, месячных и квартальных.

  • Ежедневные и еженедельные задачи сосредоточены на анализе действий пользователей и занесении данных в ClickUp.
  • Месячный и квартальны анализ направлена на разборе достигнутых результатах.

Все эти задачи нужны, чтобы научиться принимать более эффективные бизнес-решения на основе собранных из ClickUp.

1. Ежедневная выборочная проверка

Соблюдают ли люди правила взаимодействия, которые мы совместно сформировали и установили?

Если нет, – надо связываться с конкретными членами команды и привлечь их к ответственности.

Поддержка команды.

«Я заметил, что ты не трекаешь время по своим задачам. Давай может помогу вспомнить как это делать?»

Привлечение к ответственности.

«Я заметил, что ты не трекаешь время по своим задачам. Ты же знаешь, как это делать и просто решил сэкономить время на этом, верно? Так не пойдёт».

2. Еженедельный анализ

Тут мы в основном концентрируемся на тенденциях в планировании и управлении проектами.

  • Что из тенденций повторяться и нужно ли это обсудить с кем-то ещё?
  • Или: этот товарищ перегружен, и хорошо бы подумать о перераспределении нагрузки.

3. Ежемесячный и квартальный анализ

Ежемесячно ClickUp-куратор оценивает прибыльность по клиентам, проектам, отделам, услугам и т. д.
При этом собираются все еженедельные отчеты, фиксируются общие тематики, формируются выводы, которые дальше уходят вместе с идеями и предложениями руководству.

После чего эти данные обязательно должны быть проанализированы руководством.
  • Занесение данных
  • Формирование отчетности
  • Анализ тенденций
  • Формирование идей
  • Предложения по улучшению и внесение рацпредложений
  • Составление планов
  • Оптимизация системы
  • Расширение возможностей команды
  • ... Повторение

Дополнительная работа для ClickUp-кураторов

По мере того как ClickUp-куратор делает выборочные проверки, формирует сводки и отчеты, он также должен:

Управлять вовлечением пользователей

ClickUp-куратор поощряет, обучает, исправляет, а также инструктирует команду по вопросам взаимодействия с системой.
Мониторинг системы

Использование сконфигурированных представлений или информационных панелей (dashboard'ов) для:

  • Понимания того, что все задачи находятся на своих местах
  • Задачи создаются по шаблонам, а не хаотично/вручную.
  • Специальные задачи, созданные не из шаблонов, создаются с правильными настраиваемыми полями.
  • Работа привязана к бюджету и т.д.
Обслуживание системы

Во время мониторинга системы ClickUp-куратор:

  • Вносит корректировки в систему, а потом информирует и обучает этому команду.
  • Взаимодействует с конкретными членами команды, которые не соблюдают правила коммуникаций.

Общая база знаний ClickUp

ClickUp-куратором будет человек, который лучше всех разбирается в ClickUp, понимает общую функциональность и знает, как и где получить ответы. Это будут люди, к которым другие обращаются с вопросами по работе ClickUp.
Они будут в курсе обновлений ClickUpdates, улучшений платформы и случайных изменений.

Они любопытны, заинтересованы и всегда видят, где можно улучшить систему.

Как найти хорошего ClickUp-куратора?

Составить четкое описание позиции

Это рекламная презентация, позволяющая привлечь к вам высококвалифицированных кандидатов. Продайте свою компанию и продайте эту интересную роль.

Не забудьте включить информацию:

  • Каково работать в вашем агентстве (добавьте личное видео в описание вакансии)
  • Влияние, которое роль окажет на компанию в целом
  • как ClickUp-куратор будет влиять на удовлетворенность сотрудников, удержание клиентов, доход и прибыль

У них должен быть существенных опыт в проектном управлении, при этом описание вакансии должно включать опыт работы с ClickUp. Лучше найти того, кто:

  • Имеет опыт работы с платформой
  • Принимал участие во внедрении
  • Есть опыт обучения других работе с платформой

Процесс интервью

Когда уже есть группа кандидатов и вы готовы начать собеседование, лучше всего первым делом проверить их навыки и понять, как они мыслят.

Дайте такое задание: попросите задокументировать процесс, который они используют в своей реальной жизни, и пусть научат вас тому, как они это делают.

Во время этого упражнения обратите внимание на две вещи:

  1. Как они общаются и учат своему процессу?
  2. Насколько детализированной они погружаются в процесс? Учитывают ли сроки выполнения, оценки времени, зависимости и т. д.?

ClickUp-куратор можно нанять, – это неплохая идея

Каждому агентству с платформой управления проектами нужен внутренний куратор. Эти люди как клей, который крепко держит все детали конструкции вместе.

Нужна помощь в поиске ClickUp-куратора? Свяжись с нами.

Мы также подготовили для вас подробное руководство по внедрению ClickUp в агентстве и видео-демонстрациюосновных возможностей: