Куратор ClickUp – это ваш сотрудник, который отвечает за работу ClickUp (в широком смысле этого слова).
Он отвечает за:
Обычно кураторы ClickUp уже имеют какой-то опыт управления проектами, общее представление о процессах агентства, а также понимание о сроках.
Независимо от используемой платформы, у вас должен быть внутренний ответственный — Clickup-куратор, Битрикс24-куратор, Trello-куратор и т.д.
Итак, если вдруг что-то из этого у вас отзывается:
– читайте этот пост до конца, чтобы разобраться откуда взять такого крутого специалиста для вашей новой коммуникационной платформы.
Он отвечает за:
- Дизайн системы
- За то, что и как делают остальные сотрудники внутри системы
- Консультирование команды по всем вопросам работы в ClickUp
Обычно кураторы ClickUp уже имеют какой-то опыт управления проектами, общее представление о процессах агентства, а также понимание о сроках.
Независимо от используемой платформы, у вас должен быть внутренний ответственный — Clickup-куратор, Битрикс24-куратор, Trello-куратор и т.д.
Итак, если вдруг что-то из этого у вас отзывается:
- Вы работаете в агентстве и претендуете/получили/... роль куратора вашей внутренней платформы для коммуникаций и управления проектами.
- Хотите схантить или найти/вырастить среди сотрудников куратора для вашего ClickUp/Битрикс24/Trello/другой системы.
– читайте этот пост до конца, чтобы разобраться откуда взять такого крутого специалиста для вашей новой коммуникационной платформы.
Качества успешного Clickup-куратора
Понимание и сопереживание
Самые успешные ClickUp-кураторы глубоко понимают клиентов и чувствуют членов команды. При этом они являются организованными и в целом структурированными личностями:
Они связующее звено между заказчиком и командой исполнителя. И будучи этим звеном, а также оптимизируя этот процесс в ClickUp, они гарантируют надежную работу единственного полноценный источник информации в агентстве.
- Разбираются в roadmap'ах клиентских проектов и сроках
- Понимают как сам клиент видит свои реперные точки на проекте
- Чувствуют эмоции внутренней команды, работающей над проектом – дизайнеров, копирайтеров, разработчиков.
- Хорошо понимают ожидания обеих сторон и способы совместной работы (а также шероховатости, которое могут исходить от неправильных ожиданий)
Они связующее звено между заказчиком и командой исполнителя. И будучи этим звеном, а также оптимизируя этот процесс в ClickUp, они гарантируют надежную работу единственного полноценный источник информации в агентстве.
Разнообразие опыта
Управление проектом
Хотя это и не требуется, и куратору нет необходимости проходить сертификацию, он должен хорошо разбираться в оценках и дедлайнах.
ClickUp-куратора нужен, чтобы кто-то следил за всеми нюансами коммуникаций. Поэтому этот человек по определению должен быть внимателен к деталям.
Им понадобиться чутьё на:
ClickUp-куратора нужен, чтобы кто-то следил за всеми нюансами коммуникаций. Поэтому этот человек по определению должен быть внимателен к деталям.
Им понадобиться чутьё на:
- Выявление причин и докапывание до правды, в случае, если что выглядит подозрительно (отсутствие обычное, присутствие необычного )
- Чёткое понимание, является ли обнаруженная проблема ошибкой системы или сотрудника
Забота о клиента (CSM) или Аккаунт менеджмент
Куратор должен ясно представлять, что чувствуют клиенты:
Эта информация поможет ClickUp-куратору управлять графиками, расставлять приоритеты и более гибко разруливать конфликты.
Куратор должен сопереживать и не может быть просто надсмотрщиком. Чтобы хорошо работать с внутренней командой и клиентами, у него должны быть навыки общения с людьми.
- Какие боли они испытывают?
- Что их мотивирует?
- Что они хотят по итогу получить?
Эта информация поможет ClickUp-куратору управлять графиками, расставлять приоритеты и более гибко разруливать конфликты.
Куратор должен сопереживать и не может быть просто надсмотрщиком. Чтобы хорошо работать с внутренней командой и клиентами, у него должны быть навыки общения с людьми.
Критерии поиска ClickUp-куратора
1. Не владелец и не руководитель
Этот критерий обязателен.
Мы слишком много раз были свидетелями неудавшихся внедрений. Владелец или директор, как правило, начинают с большим с энтузиазмом, но как только дело доходит до рутинных стычек на передовой, всё летит в тартарары.
Это роль с большим количеством монотонных и повторяющихся задач. Надо проверять, тестировать и вносить какие-то мелкие корректировки в систему практически каждый день, – такая работа подходит не всем.
Мы слишком много раз были свидетелями неудавшихся внедрений. Владелец или директор, как правило, начинают с большим с энтузиазмом, но как только дело доходит до рутинных стычек на передовой, всё летит в тартарары.
Это роль с большим количеством монотонных и повторяющихся задач. Надо проверять, тестировать и вносить какие-то мелкие корректировки в систему практически каждый день, – такая работа подходит не всем.
ClickUp-куратор нуждается в поддержке со стороны руководства, но он не должен быть кем-то из них.
2. Готовность принимать непростые решения
ClickUp-куратор должен иметь полномочия для высказываний претензий, когда сотрудники нарушают утвержденные правила коммуникаций.
Пример: если есть правило, согласно которому каждый раз, когда срок выполнения переносится, необходимо оставлять комментарий, – надо добиться его исполнения. Если кто-то из команды его не выполняет, куратор связываться с этим человеком.
Другими словами, ClickUp-куратор должен легко переносить «тяготы и лишения службы», потому что такого рода здоровых конфликтов у него будет предостаточно.
3. Не боится руководства
ClickUp-куратор должен спокойно и без лишних эмоций настаивать на несоблюдении правил и руководителями компании.
По-другому команда просто не поведется на все эти новые внедрения, если менеджмент не будет сам следовать правилам.
4. Имеет общее понимание о процессах в компании
У них должно быть общее представление о том, как происходит работа в командах над проектами компании.
- Как идёт работа на начальных стадиях проектов?
- Что мы делаем в процессе реализации каждого их типовых проектов?
- Как в компании функционируют процессы по удержанию клиентов?
Им нужно также понимать внутренние механизмы за протекающими процессами.
- Какие задействованы отделы, команды и роли?
- Как назначаются задачи?
- Как идёт управление нагрузкой?
- По какой схеме назначаются ответственные?
Ответы на эти вопросы и понимание процессов в целом даст им цельную картинку и сделает их полноценным связующим звеном.
5. Есть достаточно свободного времени
Иногда роль ClickUp-куратора может занимать и полный рабочий день, но в большинстве случаев будет хватать 20-30% времени аккаунта или проектного менеджера. Важно, что этим человеком не должен стать уже перегруженный сотрудник, – для ежедневных, еженедельных и ежемесячных сводок требуется время.
6. Аналитический склад ума
У ClickUp-куратора должен быть аналитический склад ума. Комфортно ли он себя чувствует с электронными таблицами и множеством данных?
При том, что не нужно быть мастерами Excel, – достаточно иметь навык смотреть на данные и уметь делать выводы.
Пример: «Просмотрев анализ временных графиков, я заметил, что за последние несколько месяцев мы тратим слишком много времени на SEO. Нам нужно либо заряжать клиенту больший ценник, либо пересмотреть процессы».
7. Проактивный и технически подкованный
Им не нужен многолетний опыт, – важно, чтобы они быстро обучались, когда дело доходит до ИТ-систем.
- Любопытны ли они?
- Хотят ли учиться и разбираться в новом?
- Были ли замечены за проведением экспериментов?
Это огромный бонус, когда у вас есть ClickUp-куратор, который постоянно вносит рацпредложения и оптимизирует уже и так неплохо работающие инструменты и процессы.
- Есть ли у них отдельный ClickUp-аккаунт для отладки и тестирования различных функций?
- Экспериментируют ли они с платформами автоматизации?
- Изучают ли они лучшие практики и рекомендации?
Они уважают существующий процесс, но при этом бросают ему вызов, пытаясь доказать что и его можно улучшить.
Чем занимается ClickUp-куратор?
После того как система будет внедрена и запущена, ClickUp-куратор сосредоточится на четырех периодических задачах — ежедневных, еженедельных, месячных и квартальных.
Все эти задачи нужны, чтобы научиться принимать более эффективные бизнес-решения на основе собранных из ClickUp.
- Ежедневные и еженедельные задачи сосредоточены на анализе действий пользователей и занесении данных в ClickUp.
- Месячный и квартальны анализ направлена на разборе достигнутых результатах.
Все эти задачи нужны, чтобы научиться принимать более эффективные бизнес-решения на основе собранных из ClickUp.
1. Ежедневная выборочная проверка
Соблюдают ли люди правила взаимодействия, которые мы совместно сформировали и установили?
Если нет, – надо связываться с конкретными членами команды и привлечь их к ответственности.
Поддержка команды.
«Я заметил, что ты не трекаешь время по своим задачам. Давай может помогу вспомнить как это делать?»
Привлечение к ответственности.
«Я заметил, что ты не трекаешь время по своим задачам. Ты же знаешь, как это делать и просто решил сэкономить время на этом, верно? Так не пойдёт».
Если нет, – надо связываться с конкретными членами команды и привлечь их к ответственности.
Поддержка команды.
«Я заметил, что ты не трекаешь время по своим задачам. Давай может помогу вспомнить как это делать?»
Привлечение к ответственности.
«Я заметил, что ты не трекаешь время по своим задачам. Ты же знаешь, как это делать и просто решил сэкономить время на этом, верно? Так не пойдёт».
2. Еженедельный анализ
Тут мы в основном концентрируемся на тенденциях в планировании и управлении проектами.
- Что из тенденций повторяться и нужно ли это обсудить с кем-то ещё?
- Или: этот товарищ перегружен, и хорошо бы подумать о перераспределении нагрузки.
3. Ежемесячный и квартальный анализ
Ежемесячно ClickUp-куратор оценивает прибыльность по клиентам, проектам, отделам, услугам и т. д.
При этом собираются все еженедельные отчеты, фиксируются общие тематики, формируются выводы, которые дальше уходят вместе с идеями и предложениями руководству.
После чего эти данные обязательно должны быть проанализированы руководством.
После чего эти данные обязательно должны быть проанализированы руководством.
- Занесение данных
- Формирование отчетности
- Анализ тенденций
- Формирование идей
- Предложения по улучшению и внесение рацпредложений
- Составление планов
- Оптимизация системы
- Расширение возможностей команды
- ... Повторение
Дополнительная работа для ClickUp-кураторов
По мере того как ClickUp-куратор делает выборочные проверки, формирует сводки и отчеты, он также должен:
Управлять вовлечением пользователей
ClickUp-куратор поощряет, обучает, исправляет, а также инструктирует команду по вопросам взаимодействия с системой.
Мониторинг системы
Использование сконфигурированных представлений или информационных панелей (dashboard'ов) для:
Управлять вовлечением пользователей
ClickUp-куратор поощряет, обучает, исправляет, а также инструктирует команду по вопросам взаимодействия с системой.
Мониторинг системы
Использование сконфигурированных представлений или информационных панелей (dashboard'ов) для:
- Понимания того, что все задачи находятся на своих местах
- Задачи создаются по шаблонам, а не хаотично/вручную.
- Специальные задачи, созданные не из шаблонов, создаются с правильными настраиваемыми полями.
- Работа привязана к бюджету и т.д.
Обслуживание системы
Во время мониторинга системы ClickUp-куратор:
Общая база знаний ClickUp
ClickUp-куратором будет человек, который лучше всех разбирается в ClickUp, понимает общую функциональность и знает, как и где получить ответы. Это будут люди, к которым другие обращаются с вопросами по работе ClickUp.
Во время мониторинга системы ClickUp-куратор:
- Вносит корректировки в систему, а потом информирует и обучает этому команду.
- Взаимодействует с конкретными членами команды, которые не соблюдают правила коммуникаций.
Общая база знаний ClickUp
ClickUp-куратором будет человек, который лучше всех разбирается в ClickUp, понимает общую функциональность и знает, как и где получить ответы. Это будут люди, к которым другие обращаются с вопросами по работе ClickUp.
Они будут в курсе обновлений ClickUpdates, улучшений платформы и случайных изменений.
Они любопытны, заинтересованы и всегда видят, где можно улучшить систему.
Они любопытны, заинтересованы и всегда видят, где можно улучшить систему.
Как найти хорошего ClickUp-куратора?
Составить четкое описание позиции
Это рекламная презентация, позволяющая привлечь к вам высококвалифицированных кандидатов. Продайте свою компанию и продайте эту интересную роль.
Не забудьте включить информацию:
У них должен быть существенных опыт в проектном управлении, при этом описание вакансии должно включать опыт работы с ClickUp. Лучше найти того, кто:
Не забудьте включить информацию:
- Каково работать в вашем агентстве (добавьте личное видео в описание вакансии)
- Влияние, которое роль окажет на компанию в целом
- как ClickUp-куратор будет влиять на удовлетворенность сотрудников, удержание клиентов, доход и прибыль
У них должен быть существенных опыт в проектном управлении, при этом описание вакансии должно включать опыт работы с ClickUp. Лучше найти того, кто:
- Имеет опыт работы с платформой
- Принимал участие во внедрении
- Есть опыт обучения других работе с платформой
Процесс интервью
Когда уже есть группа кандидатов и вы готовы начать собеседование, лучше всего первым делом проверить их навыки и понять, как они мыслят.
Дайте такое задание: попросите задокументировать процесс, который они используют в своей реальной жизни, и пусть научат вас тому, как они это делают.
Во время этого упражнения обратите внимание на две вещи:
Дайте такое задание: попросите задокументировать процесс, который они используют в своей реальной жизни, и пусть научат вас тому, как они это делают.
Во время этого упражнения обратите внимание на две вещи:
- Как они общаются и учат своему процессу?
- Насколько детализированной они погружаются в процесс? Учитывают ли сроки выполнения, оценки времени, зависимости и т. д.?
ClickUp-куратор можно нанять, – это неплохая идея
Каждому агентству с платформой управления проектами нужен внутренний куратор. Эти люди как клей, который крепко держит все детали конструкции вместе.
Нужна помощь в поиске ClickUp-куратора? Свяжись с нами.
Мы также подготовили для вас подробное руководство по внедрению ClickUp в агентстве и видео-демонстрациюосновных возможностей:
Нужна помощь в поиске ClickUp-куратора? Свяжись с нами.
Мы также подготовили для вас подробное руководство по внедрению ClickUp в агентстве и видео-демонстрациюосновных возможностей: