Агентства бывают двух типов: проактивные и реактивные. Первые имеют четкое представление о своих предложениях этому миру. Реактивные же полагаются на мнения и пожелания клиентов.
Растущие компании в свою очередь хорошо понимают, что управление ресурсами даёт значительное преимущество как для борьбы с конкурентами, так и для поддержания качества услуг.
Далее мы будем говорить об установлении контроля над ресурсами и ориентации на результаты в короткой и долгосрочной перспективе.
Растущие компании в свою очередь хорошо понимают, что управление ресурсами даёт значительное преимущество как для борьбы с конкурентами, так и для поддержания качества услуг.
Далее мы будем говорить об установлении контроля над ресурсами и ориентации на результаты в короткой и долгосрочной перспективе.
Управление ресурсами: балансировка нагрузки
![](https://static.tildacdn.com/tild3039-6632-4962-b434-376237636565/image.png)
Ресурсы, которыми мы управляем – как члены команды. И учитывая средний рабочий день диной в 8 часов, распределение ресурсов как раз и есть управление временем сотрудников.
Управление ресурсами понадобится для балансировки нагрузки сотрудников, что особенно актуально для агентств, где внезапное увеличение количества проектов – абсолютно нормальное дело.
Управление ресурсами понадобится для балансировки нагрузки сотрудников, что особенно актуально для агентств, где внезапное увеличение количества проектов – абсолютно нормальное дело.
Зачем управлять ресурсами?
Чтобы управлять ресурсами, для начала надо чётко понимать, где мы находимся в данный момент. Позже, когда всё будет отстроено, мы выйдем на следующие положительные эффекты:
Небольшие агентства или студии могут называть свое управление ресурсами чистым планированием. Однако, как только компания превысит пять сотрудников, следует задуматься о специальном инструменте для управлять ресурсами. Такое ПО должно качественно повышать эффективность команды и помогать расставлять приоритеты.
- Понимание текущей и максимальной мощности ресурсов
- Возможность прогнозировать доход и прибыль агентства.
- Способность лучше управлять внезапным увеличением нагрузки
- Быстрое масштабирование при быстром росте количества заказов
- Эффективное управление ресурсами и найм
Небольшие агентства или студии могут называть свое управление ресурсами чистым планированием. Однако, как только компания превысит пять сотрудников, следует задуматься о специальном инструменте для управлять ресурсами. Такое ПО должно качественно повышать эффективность команды и помогать расставлять приоритеты.
Этапы управления ресурсами
Прежде чем мы перейдем к этапам, важно отметить, что усилия по планированию надо организовать вокруг одного или нескольких человек. В агентствах этим человеком обычно является операционный менеджер или руководитель проекта. Иногда, на очень непродолжительный период, этим человеком может быть руководитель компании.
От чего зависит успех в управление ресурсами: менеджеры проектов
![](https://static.tildacdn.com/tild3965-6366-4234-b637-333634353634/image.png)
Проектные менеджеры и аккаунты — это клей, скрепляющий агентство. В зависимости от размера компании (вне зависимости от количества сотрудников), у вас будет всего пара ответственных, контролирующих все этапы управления ресурсами.
Назначив одного человека для планирования всех ресурсов, можно высвободить время производственников и позволить им сосредоточиться на качестве и сроках. В свою очередь это также даёт ряд преимуществ:
Теперь вернемся к этапам управления ресурсами.
Как правило, в агентстве существует пять основных этапов управления ресурсами:
Назначив одного человека для планирования всех ресурсов, можно высвободить время производственников и позволить им сосредоточиться на качестве и сроках. В свою очередь это также даёт ряд преимуществ:
- Управление ресурсами будет более эффективным, так как эти несколько человек будут иметь цельную картину рабочей нагрузки компании.
- Существует четкая, единая линия предоставления отчетности и взятых обязательств.
- Появляется единая точка контакта по вопросам рабочей нагрузки.
Теперь вернемся к этапам управления ресурсами.
Как правило, в агентстве существует пять основных этапов управления ресурсами:
- Оценка ресурсов
- Планирование ресурсов
- Реализация проектов
- Оптимизация ресурсов
- Анализ результатов
Этап 1: Оценка ресурсов
Для оценки ресурсов необходимо собирать данные с точки зрения спроса и предложения. На первом этапе нам для этого понадобятся: воронка продаж, запланированные ресурсы, сроки найма и список невыполненных работ. Рассмотрим каждый из них подробнее.
![](https://static.tildacdn.com/tild6362-3666-4133-a138-643531386564/image.png)
→ Воронка продаж
Воронка продаж — это часть вашего внутреннего ПО, где вы управляете лидами и сделками, а также фиксируете стадии их прохождения. Если всё делать правильно, вы с высокой достаточно высокой точностью сможете предвидеть как скоро будут заключен новые контракты, для которых нужны будут ресурсы.
→ Запланированные ресурсы
Кто в данный момент из сотрудников перегружен работой? Имеются ли ресурсы, которые простаивают или не полностью загружены?
Поскольку прибыльность компании напрямую зависит от использования ресурсов, в любой момент надо уметь ответить на эти два вопроса. Получить ответы можно с помощью инструмента планирования, который связывает услуги агентства и контроль времени с реальными сотрудниками. Планирование позволяет нам заранее управлять временем сотрудников. Такой подход быстро решит задачу с выявлением перегруженных/недозагруженных сотрудников.
Поскольку прибыльность компании напрямую зависит от использования ресурсов, в любой момент надо уметь ответить на эти два вопроса. Получить ответы можно с помощью инструмента планирования, который связывает услуги агентства и контроль времени с реальными сотрудниками. Планирование позволяет нам заранее управлять временем сотрудников. Такой подход быстро решит задачу с выявлением перегруженных/недозагруженных сотрудников.
→ График найма
Используя инструмент управления ресурсами, можно получить четкое понимание объемов текущей и предстоящей работы, а также узнать, нужно ли нанимать людей или искать подрядчиков в ближайшем будущем.
→ Приостановка проектов
Иногда нужно перераспределить нагрузку. В этом случае часть задач ставиться на паузу и освободившиеся ресурсы уходят на другой проект. Наличие детальной информации о таких перемещениях помогает знать актуальную информацию по ресурсам и планировать постановку в работу новых проектов.
Этап 2: Планирование ресурсов
При планировании нужно понимать фактические возможности компании. Если вы хотите выяснить, сколько часов в день сотрудники смогут потратить на проект, надо принять во внимание, что все они с разным уровнем навыков и компетенций.
Сочетание знаний о ресурсах с запланированными временными рамками позволит в конечном итоге наметить примерный график. Позже, по мере прояснения ситуации, он будет все более и более конкретизироваться.
В следующих пяти главах мы рассмотрим основы ведения бизнеса с помощью ПО для управления проектами.
Сочетание знаний о ресурсах с запланированными временными рамками позволит в конечном итоге наметить примерный график. Позже, по мере прояснения ситуации, он будет все более и более конкретизироваться.
В следующих пяти главах мы рассмотрим основы ведения бизнеса с помощью ПО для управления проектами.
Этап 3: Реализация проектов
В реализации сложных проектов участвуют несколько заинтересованных сторон. По сути, это и есть основная причина, по которой там возникают сложности. Обеспечение слаженности команды и безкосячной реализации сильно зависят от выстроенных коммуникаций. Когда все участники используют один и тот же инструмент, а обновления доступны в режиме реального времени, нет нужды тратить время на длительные совещания.
Этап 4: Оптимизация ресурсов
Чтобы улучшить механизмы планирование ресурсов, необходимо спроектировать и периодически обращаться к отчетам по уровню использования команды. С их помощью появится возможность масштабировать производственные отделы. Накапливая информацию по таким отчётам вы обнаружите белые пятна и узкие места, которые отнимают у компании время и деньги.
Этап 5: Анализ прибыльности
Если вы проектный менеджер, то с большой вероятностью, не будете ждать конца проекта, чтобы проверить ключевые показатели и разобраться, как в целом дела. Метрики, на которые вы будете смотреть каждый день – это коэффициент использования и прибыльность.
Возможные проблемы при планировании
Теперь, когда мы рассмотрели все этапы планирования ресурсов, давайте взглянем на потенциальные проблемы.
→ Отсутствие прозрачности доступных ресурсов
Если сотрудники не трекают время, может возникнуть ситуация, когда при очередном распределении ресурсов будут приняты неверные решения. Владельцам агентств и менеджерам проектов нужна возможность прогнозировать работу заранее, чтобы через полгода случайным образом не возник кассовый разрыв, и бизнес двигался вперед.
→ Отсутствие прозрачности доступных ресурсов
Если сотрудники не трекают время, может возникнуть ситуация, когда при очередном распределении ресурсов будут приняты неверные решения. Владельцам агентств и менеджерам проектов нужна возможность прогнозировать работу заранее, чтобы через полгода случайным образом не возник кассовый разрыв, и бизнес двигался вперед.
→ Внезапные увеличения нагрузки
Многие агентства сталкиваются с изменениями в управлении проектами и внезапным ростом нагрузки. По этой причине управление ресурсами — это в первую очередь балансировка, основанная на прогнозировании ресурсов. В этом случае мы получаем четкое представление о статусах текущей и предстоящих работ.
→ Удалённая работа
Хотя преимущества удаленной работы очевидны (снижение накладных расходов, повышение гибкости и повышение удовлетворенности сотрудников), общение между удаленными командами может деградировать (впрочем, как и их эффективность). Как решается проблему планирования ресурсов, когда агентство работает удаленно?
Во-первых, очень важны коммуникации. Сообщите коллегам, что вы от них ждёте. Спросите, как у них обстоят дела с нагрузкой и нет ли проблем с текущими задачами. Во-вторых, планируя ресурсы, члены команды будут чётко понимать, кто и что должен делать.
Во-первых, очень важны коммуникации. Сообщите коллегам, что вы от них ждёте. Спросите, как у них обстоят дела с нагрузкой и нет ли проблем с текущими задачами. Во-вторых, планируя ресурсы, члены команды будут чётко понимать, кто и что должен делать.
→ График отсутствий
Отпуск и болезни сотрудников — не первое, о чем мы подумаем при планировании ресурсов, но это обязательно нужно учитывать в планах на ближайшие несколько месяцев. Если на дворе зима, сотрудник может заболеть, а если лето, – люди уезжают в отпуска. Члены команд должны планировать свой отпуска в вашем инструменте управления.
→ Адаптация новых сотрудников
Найм новых сотрудников приносит некоторое облегчение. Это снимет часть нагрузки со штатных специалистов, однако новичкам потребуется время, чтобы влиться в команду и приспособиться к новой компании и проектам. Важно помнить о сроках адаптации, особенно в случае удалённой работы.
Используем инструмент управления ресурсами
![](https://static.tildacdn.com/tild3563-3632-4634-b738-316436316566/image.png)
Как мы упоминали выше, наличие макро- и микрообзора ресурсов не просто приятно, но и влияет на развитие компании. Единственный способ эффективно управлять ресурсами — точно знать, кто над чем работает.
Самая большая проблема для проектных менеджеров – отсутствие прозрачности. Так происходит потому что часто ресурсы по проектам назначаются между командами или отделами, и без специального ПО координировать это сложно.
Прогнозирование ресурсов и планирование работы сотрудников подскажет, есть ли необходимость найма людей в ближайшем будущем.
Самая большая проблема для проектных менеджеров – отсутствие прозрачности. Так происходит потому что часто ресурсы по проектам назначаются между командами или отделами, и без специального ПО координировать это сложно.
Прогнозирование ресурсов и планирование работы сотрудников подскажет, есть ли необходимость найма людей в ближайшем будущем.
Основные функции инструмента управления ресурсами
![](https://static.tildacdn.com/tild3537-3162-4265-b364-343033396234/resources2.gif)
При прогнозировании управления ресурсами в ClickUp вы можете сделать следующее:
- Отображение всех ваших заказов на человека или на проект.
- Редактировать, дублировать, повторять, разделять или удалять бронирования.
- Используйте фильтры, чтобы увеличить то, что вы хотите увидеть (товарищи по команде, команды, бюджеты).
- Включите тепловые карты или индикаторы вместимости, чтобы увидеть, у кого больше резервов.
- Добавляйте заполнители в качестве предстоящих бронирований для людей, которые еще не являются частью вашей команды.
- Выделите время для разных товарищей по команде и включите автоматическое отслеживание времени, чтобы их время начало регистрироваться в соответствии с запланированными вами часами.
1. Уровень оплачиваемых часов (коэффициент использования)
Проще говоря, коэффициент использования — это количество оплачиваемых часов работы команды. Это часы, за которые заплатят клиенты. Учитывайте там также и свободное время (отпуск, больничный), потому что нам нужно знать, сколько времени на самом деле было в распоряжении команды.
В среднем, надо стремиться к 75% оплачиваемого использования команды, что в свою очередь закроет расходы и выведет компанию в прибыль. , какие из услуг наиболее популярные среди клиентов.
В среднем, надо стремиться к 75% оплачиваемого использования команды, что в свою очередь закроет расходы и выведет компанию в прибыль. , какие из услуг наиболее популярные среди клиентов.
![](https://static.tildacdn.com/tild6162-3736-4030-a139-633963613939/resources_compressed.gif)
3. Сверхурочная работа
Составьте четкое представление, какие сотрудники работают сверхурочно. Фильтрация по отделам, за последние 2-3 месяца покажет, кто постоянно работал сверхурочно. Настало время заняться наймом!
![](https://static.tildacdn.com/tild6361-3065-4565-b832-346161623763/image.png)
4. Запланированное использование свободного времени
Можно увидеть прогноз использования свободного времени по отделам. Например, если вы заметили, что в следующем месяце трое сотрудников вашего дизайнерского отдела уходят в отпуск, вы можете запланировать временный найм фрилансеров.
5. Точность планирования в разрезе проектов
Если фактическое и запланированное время различаются, это может означать две вещи. Возможно вы неверно загрузили людей, или, сроки проекта продлятся еще на месяц. Эти данные необходимо учитывать при дальнейшем планировании.
![](https://static.tildacdn.com/tild3337-6333-4465-a535-353561373935/image.png)
Растущие агентства признают, что стабильный рост прибыли тесно связан с отстроенными механизмами планирования и оптимизации ресурсов.
Мы помогли сотнями компаниям оптимизировать свои процессы и настроить механизмы планирования. И хотим сделать то же самое для вас. В качестве первого шага можно запланировать звонок здесь и посмотреть, как настроить планирование с помощью популярного инструмента ClickUp.
Мы также подготовили для вас подробное руководство по внедрению ClickUp в агентстве и видео-демонстрацию основных возможностей: