Нам приходится часто общаться с бизнесами услуг и digital-агентствами. Некоторые из них управляют крупными или быстро растущими компаниями, другие – только начинают или работают как ИП.
Часть из них в той или иной степени относится к предоставлению услуг в сфере digital marketing: inbound, content, email, SEO, paid search, paid social, web-разработка и т.д. Другие — это компании, занимающиеся проектированием и производством продуктов.
Часть из них в той или иной степени относится к предоставлению услуг в сфере digital marketing: inbound, content, email, SEO, paid search, paid social, web-разработка и т.д. Другие — это компании, занимающиеся проектированием и производством продуктов.
Все они решают одну и ту же проблему: как избавиться от хаоса в управлении своей компанией?
Добро пожаловать в мир ClickUp!
По правде говоря, инструмент управления проектами (PM-tool) сам по себе ничего не решает. Вам нужны 3 (три) ключевых элемента для успешного внедрения такой платформы:
По правде говоря, инструмент управления проектами (PM-tool) сам по себе ничего не решает. Вам нужны 3 (три) ключевых элемента для успешного внедрения такой платформы:
- Чётко выстроенные структура и представления о том, как и по какой причине заваривается вся каша.
- Верно подобранный инструмент/платформа.
- Выдрессированные привычки вашей команды по работе с системой управления и жёсткий контроль ответственности за соблюдение этих основных правил.
ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЙ МАТЕРИАЛ: CLICKUP ДЛЯ АГЕНТСТВ [ПОЛНОЕ РУКОВОДСТВО]
Скачайте наше детализированное пошаговое руководство по внедрению ClickUp для агентств.
В этой статье мы кратко рассмотрим лучшие инструменты управления проектами для агентств, а затем потратим большую часть времени, чтобы разобраться, как выполнить настройку и адаптацию ClickUp.
1. Что из себя представляет ClickUp?
ClickUp – это самый быстроразвивающийся и один из лучших инструментов управления проектами для digital-агентств.
Он обладает всеми функциями современной системы управления проектами:
Он обладает всеми функциями современной системы управления проектами:
- Надежная иерархия для управления проектами и задачами.
- Настраиваемые права доступа для работы с членами команды, подрядчиками и клиентами.
- Интегрированный инструмент для оценки и учёта времени.
- Настраиваемые информационные панели (dashboards) и инструменты отчетности.
- Огромное множество вариантов отображения данных/задач: списки, канбан-доски, календари, диаграмма Ганта, временные шкалы, рабочие нагрузки и т. д.
- Нативная работа с документами и чатом, уведомления и напоминания, настраиваемые поля, отслеживание целей и многое другое.
- Большое количество собственных и сторонних интеграций.
2. Чем ClickUp для агентств отличается от Битрикс24, Asana, Trello и других?
Этот вопрос возникает постоянно, и год назад мы бы потратили больше времени на обсуждение достоинств. На этом этапе обычно советуем попробовать инструменты самостоятельно (с четким представлением о том, что вам нужно сделать), после чего выбор становится очевидным.
Вот основные причины, по которым мы рекомендуем ClickUp для агентств:
Мы рассмотрим некоторые из этих моментов позже, но на этом достоинства ClickUp по сравнению с другими инструментами не заканчиваются.
- Иерархия ClickUp естественным образом подходит для целей агентства (управление работой между клиентами, в дополнение к внутренним проектам).
- Настраиваемые списки позволяют вашей команде видеть и работать с информацией, которая наиболее важна именно для них, продолжая при этом работать с теми же базовыми данными.
- Встроенное отслеживание времени делает отчетность намного проще и точнее, чем объединение отдельных инструментов.
- Скорость разработки продуктов ClickUp в настоящий момент не имеет себе равных.
- С точки зрения ценообразования ClickUp очень удобен для масштабирования.
Мы рассмотрим некоторые из этих моментов позже, но на этом достоинства ClickUp по сравнению с другими инструментами не заканчиваются.
Вы можете прочитать наше полное руководство о том, как выбрать лучший инструмент управления проектами для вашего агентства, здесь.
3. Как организовать работу в агентстве
Большинство агентств совершают фундаментальную ошибку в управлении проектами, что ограничивает их способность когда-либо видеть целостную картину роста, рабочей нагрузки и того, куда же на самом деле уходит время.
Ошибка заключается в неспособности документировать и учитывать внутреннюю работу.
Легко расставить приоритеты в работе с клиентами и отодвинуть в сторону внутренние задачи по оптимизации собственной компании.
Посмотрите на маркетинговые усилия большинства агентств, и вы увидите это своими глазами. Владельцы любят цитировать знаменитое выражение "сапожник без сапог", но в первую очередь это оправдание того, что мы не действуем как владельцы бизнеса.
Нам нужно шагнуть вперед и стать лучше.
Это относится и к вашей деятельности. Планируйте, управляйте и отслеживайте свою внутреннюю работу, а также работу ваших клиентов в одной и той же унифицированной системе.
Ошибка заключается в неспособности документировать и учитывать внутреннюю работу.
Легко расставить приоритеты в работе с клиентами и отодвинуть в сторону внутренние задачи по оптимизации собственной компании.
Посмотрите на маркетинговые усилия большинства агентств, и вы увидите это своими глазами. Владельцы любят цитировать знаменитое выражение "сапожник без сапог", но в первую очередь это оправдание того, что мы не действуем как владельцы бизнеса.
Нам нужно шагнуть вперед и стать лучше.
Это относится и к вашей деятельности. Планируйте, управляйте и отслеживайте свою внутреннюю работу, а также работу ваших клиентов в одной и той же унифицированной системе.
Давайте рассмотрим лучший способ это реализовать. Разбиваем каждый агентский бизнес на 3 области:
Ваша работа во всех трех сферах вашего бизнеса должна быть отражена в вашем инструменте управления проектами. Так давайте рассмотрим, как именно это настроить в ClickUp.
- Развитие — это работа по улучшению вашего бизнеса (маркетинг, продажи, PR и т. д.)
- Производство – это все, что касается обслуживания ваших клиентов и выполнения их заказов.
- Операционка — это остальная часть вашего бизнеса, в первую очередь ваши люди и корпоративная культура (HR), финансы, юридические вопросы и т. д.
Ваша работа во всех трех сферах вашего бизнеса должна быть отражена в вашем инструменте управления проектами. Так давайте рассмотрим, как именно это настроить в ClickUp.
4. Как выстроить работу агентства в ClickUp
Прежде чем мы углубимся в технические подробности, давайте кратко рассмотрим иерархию ClickUp.
Когда вы регистрируетесь в ClickUp, вы создаете учетную запись пользователя, и свое рабочее пространство (Workspace). Это рабочее пространство должно быть названо именем агентства, и это единственное рабочее пространство, которое вам понадобится во всей организации. Не усложняйте ситуацию и не создавайте дополнительных workspace'ов (во всяком случае до того момента, пока не будете понимать зачем они нужны).
Следующий уровень иерархии — Spaces. Мы собираемся использовать их для областей вашего бизнеса, поэтому создадим 3 пространства и назовем их:
Когда вы регистрируетесь в ClickUp, вы создаете учетную запись пользователя, и свое рабочее пространство (Workspace). Это рабочее пространство должно быть названо именем агентства, и это единственное рабочее пространство, которое вам понадобится во всей организации. Не усложняйте ситуацию и не создавайте дополнительных workspace'ов (во всяком случае до того момента, пока не будете понимать зачем они нужны).
Следующий уровень иерархии — Spaces. Мы собираемся использовать их для областей вашего бизнеса, поэтому создадим 3 пространства и назовем их:
- Развитие
- Оказание услуг
- Операционка
[Совет: не устанавливайте их все сразу. Сначала создайте пространство для роста и настройте все свои статусы, ClickApps (отключаемый функционал внутренних приложений ClickUp) и представления, а затем дважды продублируйте его, чтобы создать свои пространства для доставки и операций. Вам все еще понадобятся некоторые настройки, но это сэкономит вам время.]
После Spaces у нас есть папки (Folders) (которые очень полезны, но не обязательны), списки, задачи и подзадачи (также не обязательны, но ими точно не стоит пренебрегать).
В этом примере мы сосредоточимся на вашем Worspace'е "Оказание услуг" и сначала создадим правильную структуру папок.
На этом уровне Folders будут синонимами Клиентов. У каждого клиента будет своя папка.
Внутри каждой клиентской папки настройте списки для каждого этапа клиентского проекта или для каждой отдельной услуги.
В этом примере мы сосредоточимся на вашем Worspace'е "Оказание услуг" и сначала создадим правильную структуру папок.
На этом уровне Folders будут синонимами Клиентов. У каждого клиента будет своя папка.
Внутри каждой клиентской папки настройте списки для каждого этапа клиентского проекта или для каждой отдельной услуги.
Например, если ваше агентство занимается рекламой в Яндекс и email-маркетингом, для нас (А-Метод), папка клиента будет настроена вот так:
- Адаптация → специальный список для всех стандартных элементов адаптации, которые вы выполняете для каждого нового клиента.
- Анализ и Стратегия → конкретный список для общения с клиентами, управления проектами, общей стратегии и отчетности.
- VK Ads → список всех задач и работ, непосредственно связанных с обработкой рекламы в VK.
- Email-маркетинг → список всех задач и работ, непосредственно связанных с email-маркетингом.
Помимо простого организационного уровня для обеспечения управляемости списков и дополнительного бонуса настройки представлений и прав доступа в разрезе оказываемых услуг (особенно полезно, если вы используете независимых подрядчиков для предоставления определенных услуг и вам нужен ограниченный доступ), мы разбиваем нашу работу на списки по услугам. В конечном итоге это позволит нам легко получать метрики о том, сколько времени и усилий было потрачено на каждую конкретную услугу.
Теперь, когда наших папки и списки приведены в порядок, необходимо настроить задачи и подзадачи для каждого процесса.
Возьмем в качестве примера запись в блоге. Сама запись в блоге будет вашей задачей (назовите ее «Публикация в блоге: {{Название публикации}}» — в нашем случае для этой конкретной: «Публикация в блоге: ClickUp для агентств, полное руководство»).
Теперь, когда наших папки и списки приведены в порядок, необходимо настроить задачи и подзадачи для каждого процесса.
Возьмем в качестве примера запись в блоге. Сама запись в блоге будет вашей задачей (назовите ее «Публикация в блоге: {{Название публикации}}» — в нашем случае для этой конкретной: «Публикация в блоге: ClickUp для агентств, полное руководство»).
Теперь под этой задачей мы создадим подзадачи для каждого составляющих компонентов:
Внутри каждой подзадачи мы будем использовать замечательную функцию чеклистов, чтобы задокументировать пошаговый процесс выполнения этих задач. Мы можем также сочетать это с видео, изображениями или дополнительными ресурсами, связанными в описаниях задач, чтобы сделать процесс живым и упростить для сотрудников выполнение работы.
В конечном итоге мы дойдем до того, что все эти настройки будут сохранены как шаблон, и мы будем использовать дополнительные функции, такие как зависимости, настраиваемые поля для ролей, ссылки для предварительного просмотра, даты публикации и т. д.
На данный момент у вас есть базовое представление об иерархии и о том, как нам нужно организовать работу нашего агентства внутри ClickUp.
- "Написать сообщение в блоге" → это задача (подзадача на языке ClickUp) для копирайтера.
- "Отредактировать сообщение в блоге" → это задача для редактора.
- "Получить одобрение клиента для сообщения в блоге" → это задача для менеджера проекта.
- "Запланировать публикацию сообщения в блоге" → это задача менеджера по проектам или исполнителя.
Внутри каждой подзадачи мы будем использовать замечательную функцию чеклистов, чтобы задокументировать пошаговый процесс выполнения этих задач. Мы можем также сочетать это с видео, изображениями или дополнительными ресурсами, связанными в описаниях задач, чтобы сделать процесс живым и упростить для сотрудников выполнение работы.
В конечном итоге мы дойдем до того, что все эти настройки будут сохранены как шаблон, и мы будем использовать дополнительные функции, такие как зависимости, настраиваемые поля для ролей, ссылки для предварительного просмотра, даты публикации и т. д.
На данный момент у вас есть базовое представление об иерархии и о том, как нам нужно организовать работу нашего агентства внутри ClickUp.
5. Режимы просмотра данных (Views) для каждой роли пользователей
Развернуть инфраструктуру ClickUp и сделать начальную настройку — без сомнения легко и просто, но настройка Views в ClickUp — вот то место, где наконец-то первую пользу можно потрогать руками.
Все мы разные. Кто-то любит использовать списки и очень быстро просматривать большое количество информации. Другие же более креативны в этом отношении и могут предпочесть Канбан-доски, визуализацию своей работы в календаре или на временной шкале.
ClickUp позволяет настроить любое количество представлений на уровнях «Все» (Everything), «Workspace», «Folder» и «Список» (List). Это позволит нам легко получить доступ к своим спискам или таблицам, в то время как другие члены моей команды работают на досках или диаграммах Ганта.
ClickUp позволяет настроить любое количество представлений на уровнях «Все» (Everything), «Workspace», «Folder» и «Список» (List). Это позволит нам легко получить доступ к своим спискам или таблицам, в то время как другие члены моей команды работают на досках или диаграммах Ганта.
Однако, как и во всем, самая большая сила ClickUp может легко стать ее самой большой слабостью. Невероятная мощность и гибкость могут превратиться в море ещё не освоенных возможностей для новых пользователей и попросту пугать их.
Чтобы представления не вышли из-под контроля, сделайте пару вещей с самого начала:
Наши рекомендации касательно способа настройки представлений в виде списка:
Сохраните этот вид как шаблон (так у нас будет возможность использовать его дальше в других списках).
Важные варианты представления
Есть несколько конкретных вариантов представлений, которые мы здесь рассмотрим:
Чтобы представления не вышли из-под контроля, сделайте пару вещей с самого начала:
- Настройте основное представление списка по умолчанию и сохраните его как шаблон.
- Сделайте то же самое для просмотра канбана и календаря.
- Убедитесь, что ваши настройки Space используют представления по умолчанию, чтобы вашей команде приходилось намеренно отклоняться от ваших предпочтительных настроек, а не постоянно начинать все настраивать заново.
Наши рекомендации касательно способа настройки представлений в виде списка:
- Изменим группировку списка (“Group By”) с "Статус задач" (“Status”) на "Срок исполнения" (“Due Date”)
- Скрываем столбец «Приоритет» (Priority) (если у вас включено это приложение ClickApp).
- Включаем отслеживание и оценку времени и добавляем оба столбца в представление. Помещаем расчетное время перед отслеженным и суммируем оба столбца внизу каждой группы.
- Добавляем поле «Комментарии» (так можно быстро просмотреть всю активность комментариев к задаче или подзадаче)
- Показываем подзадачи как развернутые (Show Subtasks as expanded), которые по умолчанию скрыты.
- Сортируем группу в хронологическом порядке по дате выполнения (Due Date).
Сохраните этот вид как шаблон (так у нас будет возможность использовать его дальше в других списках).
Важные варианты представления
Есть несколько конкретных вариантов представлений, которые мы здесь рассмотрим:
- На любом уровне выше списка включите функцию "Расположения задач" (Task Locations)(это навигационная цепочка, показывающая, где находится задача). Это особенно полезно для клиентских задач, которые могут иметь общие имена.
- В личном представлении «Мои задачи» (My Tasks) мы показываем подзадачи «как отдельные задачи» (As Separate Tasks), чтобы не пропустить ни одной работы.
- На уровне «Все» (Everything) мы используем фильтры для исключения определенных местоположений, тегов и настраиваемых полей.
- Есть ряд представлений, которые вы должны предварительно настроить в шаблоне клиентской папки, в том числе совместно используемое представление, Документы, совместно используемое представление календаря и паре других.
6. Настройка статусов задач
ClickUp изначально идёт с несколькими вариантами статусов, настроить которые можно в параметрах Spaces.
Основные рекомендации по статусам задач (они действительно используются и постоянно обновляются вашей командой):
Наш набор статусов агентства по умолчанию:
Все они идут со стандартным обучением, поэтому все нынешние и будущие члены команды точно знают, почему, когда и как использовать каждый статус.
- Делайте их как можно более простыми, чтобы они предоставляли информацию с первого взгляда.
- Обучите команду, что именно означает каждый статус и как его надо использовать.
Наш набор статусов агентства по умолчанию:
- "К выполнению" (To-Do)
- "В процессе" (In-Progress)
- "Внутренняя проверка" (Internal Review)
- "На проверке" (In Revision)
- "На проверке у клиента" (Client Review)
- "Заблокировано" (Blocked)
- "Выполнено и закрыто" (Deliver & Close)
- "Завершено" (Complete)
Все они идут со стандартным обучением, поэтому все нынешние и будущие члены команды точно знают, почему, когда и как использовать каждый статус.
7. Настройка расширенных функций (интеграции, пользовательские поля, теги и т.д.)
ClickUp из коробки умеет интегрироваться со многими сторонними инструментами, но вам нужно сразу определиться какие из них нужны вам.
Например, интеграция со Slack в целом хороша, но вы скорее всего перегрузите свои каналы, если настроите интеграцию без плана и регламентов, оставив параметры по умолчанию.
Такие же рекомендации и для настраиваемых полей — одной из самых привлекательных функций ClickUp. По возможности старайтесь использовать настраиваемые поля, а не теги.
Делов в том, что теги всегда будут видны в пользовательском интерфейсе, поэтому сохраните их для ситуаций, когда вы сделаете это осознанно.
С другой стороны, настраиваемые поля можно отображать или скрывать в зависимости от ваших потребностей в каждом конкретном представлении.
Заманчиво начать создавать настраиваемые поля для самых разных вещей, но сначала все детально продумайте, что вам действительно нужно для работы, и начните именно с этого.
Пользовательское поле, которое вам точно нужно:
Войдите и настройте пользовательское поле «Ярлык» (Label) под названием «Роль» (Role). Используйте это настраиваемое поле, чтобы установить роль в вашем агентстве, ответственную за выполнение определенного типа задачи или подзадачи, которую вы создаете.
Это становится очень полезным для массовых операций над задачами, когда вы создаете новый клиентский проект из шаблона или переназначаете работу, когда член команды уходит в отпуск или вы с ним прощаетесь.
Например, интеграция со Slack в целом хороша, но вы скорее всего перегрузите свои каналы, если настроите интеграцию без плана и регламентов, оставив параметры по умолчанию.
Такие же рекомендации и для настраиваемых полей — одной из самых привлекательных функций ClickUp. По возможности старайтесь использовать настраиваемые поля, а не теги.
Делов в том, что теги всегда будут видны в пользовательском интерфейсе, поэтому сохраните их для ситуаций, когда вы сделаете это осознанно.
С другой стороны, настраиваемые поля можно отображать или скрывать в зависимости от ваших потребностей в каждом конкретном представлении.
Заманчиво начать создавать настраиваемые поля для самых разных вещей, но сначала все детально продумайте, что вам действительно нужно для работы, и начните именно с этого.
Пользовательское поле, которое вам точно нужно:
Войдите и настройте пользовательское поле «Ярлык» (Label) под названием «Роль» (Role). Используйте это настраиваемое поле, чтобы установить роль в вашем агентстве, ответственную за выполнение определенного типа задачи или подзадачи, которую вы создаете.
Это становится очень полезным для массовых операций над задачами, когда вы создаете новый клиентский проект из шаблона или переназначаете работу, когда член команды уходит в отпуск или вы с ним прощаетесь.
8. Создайте свои процессы, а затем сохраните их как шаблоны
Создайте отдельное пространство (Space) под названием «Библиотека процессов». В нём будут находиться списки для каждой услуги вашего агентства или этапы работы над крупным проектом.
Внутри этих списков вы создадите задачи, связанного с этой услугой или этапом клиентского проекта, а затем добавите подзадачи для конкретных компонентов, необходимых для выполнения родительской задачи.
Следуя той же методологии и иерархии, описанной в разделе 4, создайте все свои процессы в этой библиотеке процессов.
Следуя той же методологии и иерархии, описанной в разделе 4, создайте все свои процессы в этой библиотеке процессов.
Совет: прежде чем углубляться в разработку процессов, вам следует сначала оценить и расставить приоритеты в своих потребностях (у нас есть очень конкретный процесс и шаблон для агентств, которые включены в нашу программу «ClickUp для Агентств»).
Как только вы правильно задокументируете и приведёте в порядок процессы, сохраните эти задачи и списки в качестве шаблонов в ClickUp.
Как правильно создавать шаблоны?
Если вы сможете сразу проработать эти моменты, вы избавите себя от сильно головной боли в будущем, а также получите отточенный и профессиональный инструмент для своей команды и клиентов.
- Имена подзадач должны быть ориентированы на действия. Начните с глагола, чтобы уточнить, что нужно сделать (например, «Написать статью в блоге»).
- Каждая подзадача в описании должна иметь чеклист, любой полезный контекст или другие формы инструкций (видео, изображения и т. д.).
- Каждая подзадача должна иметь оценку по времени.
- Каждая задача и подзадача должны иметь предустановленное значение для пользовательского поля роли.
- Каждая задача и подзадача должны иметь сроки выполнения. При использовании этого шаблона вы сможете переназначить даты на основе даты выполнения задачи.
- В шаблоны должны быть встроены зависимости.
- У вас должно быть целостное понимание по каким правилам и с использованием какого форматирования создавать задачи.
Если вы сможете сразу проработать эти моменты, вы избавите себя от сильно головной боли в будущем, а также получите отточенный и профессиональный инструмент для своей команды и клиентов.
9. Старайтесь придерживаться простоты и не используйте все функции сразу
ClickUp существует на рынке достаточно долго, поэтому мы начинаем работать со все большим количеством агентств, которые уже некоторое время являются клиентами и пользователями ClickUp.
И редко можно найти команду с действительно последовательной рабочей методологией, которая четко задокументирована в ClickUp.
Вместо этого мы часто находим агентства, которым действительно нравится ПО и его гибкость, но которые понимают, что не хватает стандартов использования, что в конечном итоге приводит к неэффективности, т.к. каждый член команды агентства пытается использовать ClickUp по-своему.
Когда вы начинаете работать с ClickUp, пользуйтесь одним простым правилом: всё упрощать.
Пока вы не будете уверены, что:
а) что вам нужна какая-то функция и
б) у вас есть план последовательной реализации для всей команды, – ни в коем случае не включайте ее!
Большинству команд на первом этапе не следует увлекаться такими функциями, как:
Все это невероятно мощные инструменты, но с большой силой приходит и большая геморрой. В нашем случае, ничто не убивает правильное внедрение ClickUp быстрее, чем перегрузка команды множеством функций без четкого понимания их смысла в текущей работе.
Вместо этого мы часто находим агентства, которым действительно нравится ПО и его гибкость, но которые понимают, что не хватает стандартов использования, что в конечном итоге приводит к неэффективности, т.к. каждый член команды агентства пытается использовать ClickUp по-своему.
Когда вы начинаете работать с ClickUp, пользуйтесь одним простым правилом: всё упрощать.
Пока вы не будете уверены, что:
а) что вам нужна какая-то функция и
б) у вас есть план последовательной реализации для всей команды, – ни в коем случае не включайте ее!
Большинству команд на первом этапе не следует увлекаться такими функциями, как:
- "Приоритет" (Priorities)
- "Автоматизация" (Automations)
- "Вехи" Milestones
- Множественные параметры настраиваемого поля
Все это невероятно мощные инструменты, но с большой силой приходит и большая геморрой. В нашем случае, ничто не убивает правильное внедрение ClickUp быстрее, чем перегрузка команды множеством функций без четкого понимания их смысла в текущей работе.
10. Обучение членов своей команды использованию ПО и чёткие ожидания от внедрения
Ориентация на результат при использовании ClickUp сводится к правильной структуре, четким правилам взаимодействия, обучению всех тому, почему и как следовать этим правилам, а затем дисциплинированной ответственности и контроле в вашем исполнении.
Тренинги состоят из двух типов:
Например, мы включаем каждого члена команды каждого агентства, работающего с нами, в программу сертификации ClickUp по управлению проектами.
Первое, что они изучают, – это основные правила работы с ClickUp. Они детально описаны и абсолютно применимы к реальным ситуациям.
Начать стоит с такого простого постулата: Если этого нет в ClickUp, этого не существует вообще.
Делать что-то наполовину бессмысленно. Если вы хотите в итоге точно прогнозировать рабочую нагрузку в агентстве, следить за тем, чтобы выяснить, где что-то пошло не так в клиентском проекте, или вознаграждать членов команды, которые выполняют лучшую работу, вам нужно, чтобы эта работа была централизована в ClickUp. Обязательно объясните это ожидание и покажите своей команде, как оно выглядит.
Если вы с нами не работаете, составьте свой собственный список ожиданий и превратите его в инструкцию для новых сотрудников.
Добавьте подробные пошаговые описания, как вы хотите использовать инструмент, и ежедневные привычки, которые должен усвоить каждый сотрудник.
После этого поддерживайте этот тренинг в актуальном состоянии.
У вас появятся точные данные для улучшения процесса принятия решений, а команда станет более продуктивной и согласованной.
- Ваши ожидания и основные правила управления проектами в целом.
- Ориентация на сам ClickUp, как инструмент, и эффективные способы его использования.
Например, мы включаем каждого члена команды каждого агентства, работающего с нами, в программу сертификации ClickUp по управлению проектами.
Первое, что они изучают, – это основные правила работы с ClickUp. Они детально описаны и абсолютно применимы к реальным ситуациям.
Начать стоит с такого простого постулата: Если этого нет в ClickUp, этого не существует вообще.
Делать что-то наполовину бессмысленно. Если вы хотите в итоге точно прогнозировать рабочую нагрузку в агентстве, следить за тем, чтобы выяснить, где что-то пошло не так в клиентском проекте, или вознаграждать членов команды, которые выполняют лучшую работу, вам нужно, чтобы эта работа была централизована в ClickUp. Обязательно объясните это ожидание и покажите своей команде, как оно выглядит.
Если вы с нами не работаете, составьте свой собственный список ожиданий и превратите его в инструкцию для новых сотрудников.
Добавьте подробные пошаговые описания, как вы хотите использовать инструмент, и ежедневные привычки, которые должен усвоить каждый сотрудник.
После этого поддерживайте этот тренинг в актуальном состоянии.
У вас появятся точные данные для улучшения процесса принятия решений, а команда станет более продуктивной и согласованной.
11. Выберите дату запуска и не забудьте о переносе данных
Есть место, где агентства при внедрении ClickUp спотыкаются чаще всего – это план перехода. Часть команды может мигрировать как ранние последователи. Далее в новую систему переносятся несколько клиентских проектов. Проекты ведутся одновременно в двух системах.
В результате в какой-то момент сотрудник не может найти нужную ему информацию, и понимает, что теперь это находится в другой системе. Беспорядок нарастает, люди разочаровываются, и, как результат – внедрение замедляется.
Вместо этого выберите дату запуска для перехода на ClickUp (не менее чем через 2 недели и не более чем через 6-8 недель).
Составьте план запуска и поделитесь им со своей командой.
Перед запуском необходимо:
Все это того стоит, но это не легко. Хорошо спланируйте свой проект и держите друг друга в курсе, чтобы все прошло как по маслу.
Вместо этого выберите дату запуска для перехода на ClickUp (не менее чем через 2 недели и не более чем через 6-8 недель).
Составьте план запуска и поделитесь им со своей командой.
Перед запуском необходимо:
- Правильно настроить структуру
- Создать процессы и шаблоны
- Обучить команду как пользоваться новым инструментом
- Выяснить, будет ли использоваться внутренний инструмент для отслеживания времени или нужно подключить сторонний
- Настроить необходимые интеграции с внешними инструментами (например с Integromat)
- Перенести текущую работу и сделать настройки в ClickUp
- Запланировать небольшой (или большой) праздник по поводу запуска 🙂
Все это того стоит, но это не легко. Хорошо спланируйте свой проект и держите друг друга в курсе, чтобы все прошло как по маслу.
Совет: правильно сформулируйте ожидания вашей команды. Изменения даются тяжело, и многие команды сопротивляются новой платформе в течение одной-двух недель, пока не начнут получать пользу от системы и новых привычек. Ключ в том, что надо преодолеть дискомфорт, дождавшись получения бонусов от проделанного внедрения.
Если команда работает с ClickUp уже месяц, но ей все еще не нравится и удобства в работе не добавляются, вам нужно тщательно изучить текущую настройку и посмотреть на проблему со стороны. Причины могут быть разными, но что-то определенно было сделано не так.
Вы всегда можете обратиться к нам за помощью в переносе и внедрении ClickUp.
12. Прививайте ответственность
После того как вы запустили ClickUp, надо сделать несколько конкретных вещей, чтобы помочь команде быстро набрать скорость, после чего привить и обозначить ответственность за (не)соблюдение установленных стандартов.
В частности, в течение первых 2 недель вы должны организовать встречу один на один с каждым членом команды, чтобы оценить их использование и выявить любые проблемы как можно раньше.
Обращайте внимание на простые и очевидные вещи, такие как отслеживание их трекинга времени, просроченные/выполненные задачи и настройку профиля.
Не менее полезно посмотреть на настроенные ими представления, используют ли они такие функции, как «Избранное», «Горячие клавиши» и Tray задач, а также загружены и используются ли у них приложения (ClickUp Apps).
Если они еще не настроили и не добавили в избранное представление "Мои задачи", которое позволяет им быстро и легко обрабатывать свои задачи в правильном контексте, помогите им настроить это.
Назначьте ответственного за платформу (ClickUp-куратор)
Важно отметить, что владелец агентства НЕ может быть лицом, отслеживающим использование ClickUp и выявляющим проблемы. В очень небольшой компании и в течение очень короткого периода времени это возможно, но последствия, как правило, плачевны. Вместо этого в качестве ClickUp-куратора назначьте кого-то из своих сотрудников.
Обращайте внимание на простые и очевидные вещи, такие как отслеживание их трекинга времени, просроченные/выполненные задачи и настройку профиля.
Не менее полезно посмотреть на настроенные ими представления, используют ли они такие функции, как «Избранное», «Горячие клавиши» и Tray задач, а также загружены и используются ли у них приложения (ClickUp Apps).
Если они еще не настроили и не добавили в избранное представление "Мои задачи", которое позволяет им быстро и легко обрабатывать свои задачи в правильном контексте, помогите им настроить это.
Назначьте ответственного за платформу (ClickUp-куратор)
Важно отметить, что владелец агентства НЕ может быть лицом, отслеживающим использование ClickUp и выявляющим проблемы. В очень небольшой компании и в течение очень короткого периода времени это возможно, но последствия, как правило, плачевны. Вместо этого в качестве ClickUp-куратора назначьте кого-то из своих сотрудников.
Этот человек будет выполнять последовательные проверки, решать мелкие проблемы, при необходимости эскалировать наверх крупные, а также предоставлять информацию и агрегированные данные для руководства.
Чтобы выработать в своей команде здоровые привычки, вы должны следовать четким правилам подотчетности, анализа и улучшения.
Давайте рассмотрим последний момент поподробнее.
Обязанности ClickUp-куратора
ClickUp-куратор отвечает за следующие задачи:
Не пропускайте эти задания. Разработайте четкий, задокументированный процесс и передайте его члену команды, ориентированному на детали, который может следить за процессом и предоставлять информацию и отчетность, необходимые для получения максимальной пользы от внедрения ClickUp.
Чтобы выработать в своей команде здоровые привычки, вы должны следовать четким правилам подотчетности, анализа и улучшения.
Давайте рассмотрим последний момент поподробнее.
Обязанности ClickUp-куратора
ClickUp-куратор отвечает за следующие задачи:
- Ежедневная выборочная проверка → 10-30-минутный (в зависимости от размера фирмы) аудит в конце каждого рабочего дня.
- Еженедельный обзор → чуть более глубокое погружение на еженедельной основе, которое приводит к краткому агрегированному отчету для руководства.
- Ежемесячный обзор → собирает данные для руководства, которые должны повлиять на распределение ресурсов, объем проекта, цены и т. д.
- Ежеквартальный анализ – комплексный анализ, влияющий на оценку времени, планирование проектов, подбор и прием на работу, отношения с клиентами и т. д.
Не пропускайте эти задания. Разработайте четкий, задокументированный процесс и передайте его члену команды, ориентированному на детали, который может следить за процессом и предоставлять информацию и отчетность, необходимые для получения максимальной пользы от внедрения ClickUp.
13. Продвинутые механизмы использования ClickUp
ClickUp — это гораздо больше полезных функций и способов, которые может задействовать у себя агентстве. Чтобы сохранить целостность и не разменивать миллион по рублю, мы сохраним большую часть этих функций для будущих статей и обновлений, но если у вас есть конкретные функции, о которых вы хотели бы узнать, свяжитесь с нами (например, через сайт).
Вот некоторые из вопросов, которыми мы хотели бы заняться дальше:
Вот некоторые из вопросов, которыми мы хотели бы заняться дальше:
- Dashboard учетной записи: как перепрофилировать список, чтобы создать удобную панель управления клиентами, их состояниями, выставлением счетов, персоналом и т.д.
- Документы (внутренняя вики): использование модуля «Документы ClickUp» для создания внутренней вики, справочника для команды и многого другого.
- Обзоры клиентов: где вы должны стандартизировать информацию о клиентах, ссылки, рекомендации по использованию бренда и т. д.
- Публичный доступ: как получить преимущества совместного доступа с клиентами не наступая на грабли.
- Встроенные представления: какие инструменты можно легко интегрировать в ClickUp для повышения производительности (например Databox).
- Agile: как agile-команды могут использовать ClickUp для замены нескольких инструментов (и автоматизации отдельных частей процесса).
- Автоматизация: лучшие из вариантов использования автоматизации агентств (встроенные в ClickUp).
Внедрите ClickUp с нашей помощью!
Мы упоминали об этом несколько раз в статье, что работали с сотнями команд агентств, чтобы помочь им оптимизировать свои процессы и управление проектами в ClickUp.
Мы хотели бы сделать то же самое для вас, и, как первый шаг, можно запланировать 10-минутный звонок.
Мы также подготовили для вас подробное руководство по внедрению ClickUp в агентстве, а также видео-демонстрацию основных возможностей:
Мы хотели бы сделать то же самое для вас, и, как первый шаг, можно запланировать 10-минутный звонок.
Мы также подготовили для вас подробное руководство по внедрению ClickUp в агентстве, а также видео-демонстрацию основных возможностей:
